Hvordan rekruttere deltagere til et arrangement?

Noe av det viktigste når du skal lage et arrangement, er å finne deltakere som kan være med. Men hvor og hvordan finner man akkurat de deltakerne man er ute etter til sitt arrangement? I denne artikkelen går vi gjennom seks steg du kan ta for å få tak i deltakere til ditt arrangement.

De seks stegene er:

  1. Avklar målgruppen din
  2. Finn riktig arena
  3. Ta kontakt
  4. Gjør det enkelt å komme 
  5. Bestill mat
  6. Forbered deltakerne

Avklar målgruppen din

Det første man bør gjøre når man skal rekruttere deltagere, er å definere hvem man ønsker at skal delta. Det gjør prosessen videre enklere, og øker sjansen for at man får innspillene man ønsker når arrangementet finner sted. Det kan godt hende at det er en helt spesifikk gruppe man er ute etter å ha som deltagere. Da bør man henvende seg mer konkret når man rekrutterer. Andre ganger kan det hende at man skal nå et større publikum og derfor må rekruttere bredere og mer generelt. Et eksempel på to slike grupper er en gruppe med jenter i 10. klasse og en gruppe bestående av ungdom i alderen 13 til 18. Avgrens målgruppen din så langt det er hensiktsmessig.

Når man definerer målgruppen for rekruttering er det også viktig å vurdere hvordan man best mulig kan få til en god variasjon i deltakernes bakgrunn. Det er viktig å tenke over om gruppen som møter på arrangementet representerer målgruppen i sin helhet. Om gruppen skal representere hele ungdomsbefolkningen, bør man sørge for bred og mangfoldig representasjon, og vurdere behovet for å rekruttere et gitt antall deltakere for eksempel fra hver skole eller hver bydel, med variasjon i alder og så videre.

Finn riktig arena

Når man har bestemt seg for hvem som er målgruppen for deltagere kan man finne arenaene der målgruppen befinner seg. Dersom du har en stor og bred målgruppe, slik som i eksemplet ungdom 13 til 18 år, kan du tenke ungdomsskoler og videregående skoler som de mest naturlige rekrutteringsarenaene. I det andre eksemplet, jenter i 10. klasse, kan det være at alle ungdomsskoler ikke er den mest hensiktsmessige arenaen. En annen måte å nå denne gruppen direkte kan være å kontakte fritidsklubber, som ofte har egne jentegrupper med jenter på ungdomsskolen. Jo mer presist du når rekrutteringsgruppen din, jo bedre.

Gode arenaer for rekruttering:

  1. Barne-, ungdoms- og videregående skoler 
  2. Fritidsklubber
  3. Interesseorganisasjoner
  4. Ungdomsråd

Les mer om arenaer lengre ned i artikkelen!

Ta kontakt

Når du har avklart rekrutteringsgruppen og arenaene der de befinner seg, er det på tide å ta kontakt. Det letteste er som oftest å ringe det aktuelle stedet. Sørg for at du har gjort klart en e-post med informasjon om arrangementet før du ringer,, slik at du kan sende den med en gang etter du har lagt på. Husk å presentere deg selv når du ringer, og fortell hvorfor du ringer og spør om du har nådd frem til riktig person. Det er ikke alltid telefonnumre er oppdatert på nettsidene til skoler og fritidsklubber.

Gjør det enkelt!

Det er greit å gjøre det litt enklere for en selv når man skal rekruttere deltagere til et arrangement. For det første gjør du det enklere for deltakerne å finne informasjon om arrangementet når det finnes et arrangement på Facebook der all informasjon er lett tilgjengelig. For det andre, kan du vurdere om det hjelper deg å ha en påmeldingsfrist. Noen ganger kan det være greit å ha avklart en liten stund på forhånd hvor mange deltagere det kommer på arrangementet. For det tredje, vurder om du trenger et påmeldingsskjema. Dersom du trenger informasjon om deltakerne og oversikt over deltakerne, gjør du det mye lettere for deg selv om du sender ut en link til påmeldingsskjema når du inviterer deltakerne.

Sa noen mat?

Det høres kanskje ikke så viktig ut, men det å tilby mat på arrangementet gjør det ofte mye lettere å få folk til å melde seg på. Mange ungdom er setter pris på å lunsj eller middag, og synes det er kjipt å måtte bruke masse penger på å kjøpe mat ute. Dessuten kan det senke terskelen for å melde seg på hvis man vet at man slipper å dra hjemom for å få seg mat før arrangementet.

Forbered deltakerne

Når du rekrutterer er det viktig at de som blir invitert, skjønner hva de blir invitert til. Gi dem praktisk info om hvor og når medvirkningsarrangementet skal finne sted, og forbered dem på eventuelle forberedelser de selv skal gjøre.