Hvordan rekruttere deltagere

Har du noen gang laget et arrangement, men slitt med å få deltakere til å komme? Da er du definitivt ikke alene.

Noe av det viktigste når du skal lage et arrangement, er å finne deltakere som kan være med. Men hvor og hvordan finner du akkurat de deltakerne du er ute etter til sitt arrangement? I denne artikkelen går vi gjennom seks steg du kan ta for å få tak i deltakere til ditt arrangement.

Spør meg!

Emilie Geist
Politisk rådgiver innen medvirkning

emilie@ungorg.no
Tlf.: 24 14 98 30

1. Avklar målgruppen din

Det første du bør gjøre når du skal rekruttere deltakere, er å definere hvem du ønsker at skal delta. Det øker sjansen for at du får innspillene du ønsker når arrangementet finner sted.

Det kan godt hende at det er en helt spesifikk gruppe du er ute etter å ha som deltakere. Da bør du legge opp til en mer målrettet rekrutteringsprosess. Avgrens målgruppen din så langt det er hensiktsmessig.

Når du definerer målgruppen for rekruttering er det også viktig å vurdere hvordan du best mulig kan få til en god variasjon i deltakernes bakgrunn. Tenk over om gruppen som møter på arrangementet representerer målgruppen i sin helhet. Hvis gruppen skal representere hele ungdomsbefolkningen, bør du sørge for bred og mangfoldig representasjon.

2. Finn riktig arena

Når du har bestemt deg for hvem som er målgruppen for arrangementet, må du finne stedene der målgruppen befinner seg.

Dersom du har en stor og bred målgruppe, f.eks. ungdom 13 til 18 år, kan du tenke ungdomsskoler og videregående skoler som de mest naturlige rekrutteringsarenaene.

Dersom målet ditt er å nå jenter i 10. klasse, kan det være at alle ungdomsskoler ikke er den mest hensiktsmessige arenaen. En annen måte å nå denne gruppen direkte kan være å kontakte fritidsklubber, som ofte har egne jentegrupper med jenter på ungdomsskolen. Jo mer presist du når rekrutteringsgruppen din, jo bedre.

Det finnes oversikt over alle skoler i Oslo, både barne-, ungdoms- og videregående skoler på Oslo kommunes nettsider. Her kan du bruke filter, kart og finne kontaktinformasjon, alt i samme slengen. Om du velger å bruke skoler som rekrutteringsarena, er det letteste er å ringe til sentralbordet å be dem sette deg over til noen som jobber med f.eks. elevrådet. En annen ting å tenke på når du tar kontakt med skoler, er å ringe innenfor en arbeidstiden, og huske på at de spiser lang lunsj på lærerværelset, og derfor ofte ikke er tilgjengelig mellom halv tolv og halv ett. 

Det kan være vanskelig å finne en oversikt over alle ungdomstilbud i bydelene, men om du søker “ungdomstilbud” etterfulgt av Oslo eller “bydelsnavn” får du som regel opp ett eller flere av deres tilbud. Her er en oversikt over de kommunale fritidstilbudene. De fleste tilbudene er aldersbetinget, så sjekk hvilken aldersgruppe tilbudet gjelder, slik at du ikke bruker krefter på å få tak i noen som ikke er relevante. De fleste bydeler har et tilbud til alle aldersgrupper, så dersom du ikke finner en kontaktperson eller ikke får tak i f. eks klubbleder for juniorklubben, kan du alltids kontakte klubbleder for en av de andre klubbene, som kan hjelpe deg å finne riktig person eller kontaktinformasjon.

Det finnes mange ungdommer som allerede er engasjert og involvert i ulike interesseorganisasjoner. Derfor er disse er gode rekrutteringsarenaer for å finne deltakere, og gjør det lettere å finne ungdommer som er interessert i spesifikke saksområder. Du kan finne en oversikt over flere barne- og ungdomsorganisasjoner for eksempel på UngOrgs nettsider. Fordelen med å bruke organisasjonene er at du får tak i allerede engasjerte ungdommer som ønsker å delta i politiske medvirkningsprosesser.

Et fjerde sted å rekruttere deltakere fra er ungdomsrådene. Alle fylker, kommuner og bydeler har egen ungdomsråd som skal representere ungdom. Her er det lett å finne ungdom som allerede er engasjert i lignende arrangementer. Sjekk fylket eller kommunens nettsider for kontaktinformasjon.

3. Ta kontakt

Når du har avklart rekrutteringsgruppen og stedene der de befinner seg på, er det på tide å ta kontakt. Det letteste er som oftest å ringe det aktuelle stedet. Sørg for at du har gjort klart en e-post med informasjon om arrangementet før du ringer, slik at du kan sende den med en gang etter du har lagt på.

4. Gjør det enkelt!

Hvis du skal rekruttere, er det viktig at informasjonen om arrangementet er så enkel å finne som mulig.

  • Bruk facebook der all informasjon er lett tilgjengelig. Facebook er også godt egnet for å opprette arrangementer, og ungdom er tilstede på facebook nettopp for dette.
  • Vurder om det hjelper deg å ha en påmeldingsfrist. Noen ganger kan det være greit å ha avklart en liten stund på forhånd hvor mange deltakere det kommer på arrangementet.
  • Tenk på om du trenger et påmeldingsskjema. Dersom du trenger informasjon om og oversikt over deltakerne, gjør du det mye lettere for deg selv ved å sende ut en lenke til påmeldingsskjema når du inviterer deltakerne. Google Forms er et program det er lett å lage påmeldingsskjemaer i. 

5. Sa noen mat?

Det høres kanskje ikke så viktig ut, men det å tilby mat på arrangementet gjør det mye lettere å få folk til å melde seg på. Mange ungdommer setter pris på lunsj eller middag, og synes det er kjipt å måtte bruke masse penger på å kjøpe mat ute. Dessuten kan det senke terskelen for å komme hvis man vet at man slipper å dra hjemom for å få seg mat før arrangementet.

6. Forbered deltakerne

Når du rekrutterer er det viktig at de som blir invitert, skjønner hva de blir invitert til. Gi dem praktisk info om hvor og når medvirkningsarrangementet skal finne sted, og forbered dem på eventuelle forberedelser de selv skal gjøre.