Hvordan rekruttere deltagere

Noe av det viktigste når du skal lage et arrangement, er å finne deltakere som kan være med. Men hvor og hvordan finner du akkurat de deltakerne du er ute etter til sitt arrangement? I denne artikkelen går vi gjennom seks steg du kan ta for å få tak i deltakere til ditt arrangement.

De seks stegene er: 

  1. Avklar målgruppen din
  2. Finn riktig arena
  3. Ta kontakt
  4. Gjør det enkelt å komme 
  5. Bestill mat
  6. Forbered deltakerne

1. Avklar målgruppen din

Det første du bør gjøre når du skal rekruttere deltakere, er å definere hvem du ønsker at skal delta. Det gjør prosessen videre enklere, og øker sjansen for at du får innspillene du ønsker når arrangementet finner sted. Det kan godt hende at det er en helt spesifikk gruppe du er ute etter å ha som deltakere. Da bør du legge opp til en mer målrettet rekrutteringsprosess. Andre ganger kan det hende at du vil nå et større publikum, og derfor må rekruttere bredere og mer generelt. Et eksempel på to slike grupper er en gruppe med jenter i 10. klasse og en gruppe bestående av ungdom i alderen 13 til 18. Avgrens målgruppen din så langt det er hensiktsmessig.

Når du definerer målgruppen for rekruttering er det også viktig å vurdere hvordan du best mulig kan få til en god variasjon i deltakernes bakgrunn. Det er viktig å tenke over om gruppen som møter på arrangementet representerer målgruppen i sin helhet. Om gruppen skal representere hele ungdomsbefolkningen, bør du sørge for bred og mangfoldig representasjon, og vurdere behovet for å rekruttere et gitt antall deltakere for eksempel fra hver skole eller hver bydel, med variasjon i alder og så videre.

2. Finn riktig arena

Når du har bestemt deg for hvem som er målgruppen for arrangementet, kan du finne arenaene der målgruppen befinner seg. Dersom du har en stor og bred målgruppe, slik som i eksemplet ungdom 13 til 18 år, kan du tenke ungdomsskoler og videregående skoler som de mest naturlige rekrutteringsarenaene. I det andre eksemplet, jenter i 10. klasse, kan det være at alle ungdomsskoler ikke er den mest hensiktsmessige arenaen. En annen måte å nå denne gruppen direkte kan være å kontakte fritidsklubber, som ofte har egne jentegrupper med jenter på ungdomsskolen. Jo mer presist du når rekrutteringsgruppen din, jo bedre.

Gode arenaer for rekruttering:

  • Barne-, ungdoms- og videregående skoler 
  • Fritidsklubber
  • Interesseorganisasjoner
  • Ungdomsråd

Les mer om arenaer lengre ned i artikkelen!

3. Ta kontakt

Når du har avklart rekrutteringsgruppen og arenaene der de befinner seg, er det på tide å ta kontakt. Det letteste er som oftest å ringe det aktuelle stedet. Sørg for at du har gjort klart en e-post med informasjon om arrangementet før du ringer, slik at du kan sende den med en gang etter du har lagt på. Husk å presentere deg selv når du ringer, og fortell hvorfor du ringer og spør om du har nådd frem til riktig person. Det er ikke alltid telefonnumre er oppdatert på nettsidene til skoler og fritidsklubber.

4. Gjør det enkelt!

Det er greit å gjøre det litt enklere for seg selv når man skal rekruttere deltakere til et arrangement. For det første gjør du det enklere for deltakerne å finne informasjon om arrangementet når det finnes et arrangement på Facebook der all informasjon er lett tilgjengelig. For det andre, kan du vurdere om det hjelper deg å ha en påmeldingsfrist. Noen ganger kan det være greit å ha avklart en liten stund på forhånd hvor mange deltakere det kommer på arrangementet. For det tredje, vurder om du trenger et påmeldingsskjema. Dersom du trenger informasjon om og oversikt over deltakerne, gjør du det mye lettere for deg selv ved å sende ut en lenke til påmeldingsskjema når du inviterer deltakerne.

5. Sa noen mat?

Det høres kanskje ikke så viktig ut, men det å tilby mat på arrangementet gjør det ofte mye lettere å få folk til å melde seg på. Mange ungdommer setter pris på lunsj eller middag, og synes det er kjipt å måtte bruke masse penger på å kjøpe mat ute. Dessuten kan det senke terskelen for å melde seg på hvis man vet at man slipper å dra hjemom for å få seg mat før arrangementet.

6. Forbered deltakerne

Når du rekrutterer er det viktig at de som blir invitert, skjønner hva de blir invitert til. Gi dem praktisk info om hvor og når medvirkningsarrangementet skal finne sted, og forbered dem på eventuelle forberedelser de selv skal gjøre. 

Gode steder å rekruttere

Det finnes oversikt over alle skoler i Oslo, både barne-, ungdoms- og videregående skoler på Oslo kommunes nettsider. Her kan du bruke filter, kart og finne kontaktinformasjon, alt i samme slengen. Om du velger å bruke skoler som rekrutteringsarena, er det letteste er å ringe til sentralbordet å be dem sette deg over til noen som jobber med f.eks. elevrådet. En annen ting å tenke på når du tar kontakt med skoler, er å ringe innenfor en arbeidstiden, og huske på at de spiser lang lunsj på lærerværelset, og derfor ofte ikke er tilgjengelig mellom halv tolv og halv ett. 

Det kan være vanskelig å finne en oversikt over alle ungdomstilbud i bydelene, men om du søker “ungdomstilbud” etterfulgt av Oslo eller “bydelsnavn” får du som regel opp ett eller flere av deres tilbud. Her er en oversikt over de kommunale fritidstilbudene. De fleste tilbudene er aldersbetinget, så sjekk hvilken aldersgruppe tilbudet gjelder, slik at du ikke bruker krefter på å få tak i noen som ikke er relevante. De fleste bydeler har et tilbud til alle aldersgrupper, så dersom du ikke finner en kontaktperson eller ikke får tak i f. eks klubbleder for juniorklubben, kan du alltids kontakte klubbleder for en av de andre klubbene, som kan hjelpe deg å finne riktig person eller kontaktinformasjon.

Det finnes mange ungdommer som allerede er engasjert og involvert i ulike interesseorganisasjoner. Derfor er disse er gode rekrutteringsarenaer for å finne deltakere, og gjør det lettere å finne ungdommer som er interessert i spesifikke saksområder. Du kan finne en oversikt over flere barne- og ungdomsorganisasjoner for eksempel på UngOrgs nettsider. Fordelen med å bruke organisasjonene er at du får tak i allerede engasjerte ungdommer som ønsker å delta i politiske medvirkningsprosesser.

Et fjerde sted å rekruttere deltakere fra er ungdomsrådene. Alle fylker, kommuner og bydeler har egen ungdomsråd som skal representere ungdom. Her er det lett å finne ungdom som allerede er engasjert i lignende arrangementer. Sjekk fylket eller kommunens nettsider for kontaktinformasjon.