Planlegg medvirkningsprosessen

Hva gjøres når? Skal du planlegge en medvirkningsprosess og er usikker på hvordan du skal gå frem? Vi tar deg gjennom steg for steg.

Steg 1: Avklar saksområdet

Finn først ut hvilken sak dere ønsker medvirkning i. Er det snakk om en spesifikk sak, for eksempel en sak som skal behandles av bydelsutvalget, eller er målet å få inn generelle innspill, som for eksempel for å kartlegge hvilke ønsker ungdom i bydelen har til fritidstilbud? Dette målet bør dere ha klart når dere fortsetter planleggingen av medvirkningsprosessen. På den måten sørger hvert steg i medvirkningsprosessen for at dere oppnår dette målet.

Steg 2: Finn ut hvor store mulighetene for medvirkning er

Neste steg er å finne ut hvor langt i saksbehandlingen saken har kommet, og dermed hvor stor påvirkningsmulighet deltakerne har, slik at dere kan tilpasse medvirkningsprosessen deretter. Er det snakk om en planprosess der man skal fylle en park med innhold, nytter det ikke å spørre deltakerne hvor parken bør ligge.

Steg 3: Avklar målgruppen

Finn så ut hvem som skal høres. Har dere spesifikke ønsker for aldersgruppe, bosted, bakgrunn og så videre? Hvilke begrensninger har dere på antall deltakere? Her bør dere også ha tenkt gjennom representativitet. Det er typisk at medvirkningsprosesser er tilpasset en helt særlig type mottakere, slik at medvirkningen blir ensidig og ekskluderende. Dette kan dere unngå både gjennom metodetilpasning og gjennom bredere og mer målrettet rekruttering. Vi skriver mer om rekruttering i steg 4, men mener at det er lurt å gjøre seg opp en mening om det allerede når dere skal avklare målgruppen for saken.

Steg 4: Finn riktig metode

Når du har avklart saksområde og målgruppe, er det klart for å finne frem til selve medvirkningsopplegget. Alle møter der flere får si sin mening bruker en form for medvirkningsmetode – selv det å ta runden rundt bordet eller gjennomføre en avstemning er medvirkning! Ulike saker og målgrupper trenger ulike medvirkningsmetoder. Du kan gjerne kombinere ulike typer metoder, men planlegg det godt, slik at deltakerne forstår hva som skjer til enhver tid. Les mer om hva slags metoder du kan benytte deg av i våre artikler: hvordan velge medvirkningsmetode og større medvirkningsprosesser.

Steg 5: Rekruttering

Nå har du en idé om hvem du vil nå og hvordan du vil involvere dem. Det er på tide å rekruttere! Finn først ut hvilke rekrutteringsarenaer du ønsker å bruke. Skal du involvere en bredt representativ ungdomsgruppe kan det være lurt å kontakte skoler og/eller fritidsklubber. Er det snakk om et mer spesifikt tema, kan det hende en interesseorganisasjon allerede organiserer ungdom som er interessert i dette temaet. Husk at det naturligvis kan være mange uorganiserte ungdommer som har nyttige innspill til og meninger om saken du ønsker medvirkning i. Bredere representasjon kan stille krav til mer tilpasset medvirkningsopplegg, men det er som oftest verdt det, da du får hørt en bredere gruppe.

Når du rekrutterer er det viktig at de som blir invitert skjønner hva de blir invitert til. Gi dem praktisk info om hvor og når medvirkningsarrangementet skal finne sted, og send dem eventuelle forberedelser de skal gjøre.

Les mer om hva du må tenke på når du rekrutterer her.

Steg 6: Ta innspillene videre

Det siste steget i planleggingsprosessen er å finne ut om og hvordan innspillene du henter inn skal tas videre. Her er det viktig å finne ut hvor innspillene skal (Til en politiker, en byråkrat eller til en høringsportal på nett?) og hvilken form de skal leveres i (f.eks. som en rapport, en liste med anbefalinger eller liknende).

Pass på at du har avklart hvem som har ansvarlig for å ta saken videre, og eventuelt følge opp i etterkant. Deltakerne i medvirkningsprosessen er ofte også interessert i å vite hvordan de kan finne igjen sine innspill senere. Skal dere ende opp med en rapport bør denne også sendes til deltakerne. Er det snakk om en politisk behandling av en sak, gi de som har medvirket en heads up når saken er oppe til behandling, slik at de kan følge med.