Å planlegge en medvirkningsprosess

– hva gjøres når?

Skal du planlegge en medvirkningsprosess og er usikker på hvordan du skal gå frem? Denne steg-for-steg-guiden kan være et godt sted å starte:

Steg 1: Avklar saksområdet

Finn først ut hvilken sak du ønsker medvirkning i. Er det snakk om en spesifikk sak, f.eks. en sak som skal behandles av bydelsutvalget, eller er målet å få inn generelle innspill, som f.eks. for å kartlegge hvilke ønsker ungdom i bydelen har til fritidstilbud? Dette målet bør du ha klart for deg når du fortsetter planleggingen av medvirkningsprosessen, slik at hvert steg på et vis sørger for at du oppnår dette målet.

Steg 2: Finn ut hvor store mulighetene for medvirkning er

Neste steg er å finne ut hvor langt i saksbehandlingen saken har kommet, og dermed hvor stor påvirkningsmulighet deltakerne har, slik at du kan tilpasse medvirkningsprosessen deretter. Er det snakk om en planprosess der man skal fylle en park med innhold, nytter det ikke å spørre deltakerne hvor parken bør ligge.

Steg 3: Avklar målgruppen

Finn så ut hvem som skal høres. Har dere spesifikke ønsker for aldersgruppe, bosted, bakgrunn og så videre? Hvilke begrensninger har dere på antall deltakere? Det kan være greit å tenke gjennom hvor representativ dere ønsker at deltakerne skal være.

Når det kommer til å avklare målgruppe, kan det være greit å ha tenkt gjennom representativitet. Det er typisk at medvirkningsprosesser er tilpasset en helt særlig type mottakere, slik at medvirkningen blir ensidig og ekskluderende. Dette kan man unngå både gjennom metodetilpasning og gjennom bredere og mer målrettet rekruttering. Vi skriver mer om rekruttering i steg 4, men mener at det er lurt å gjøre seg opp en mening om det allerede når man skal avklare målgruppen for saken.

Steg 4: Planlegg medvirkningsmetoden

Når du har avklart saksområde og målgruppe, er det klart for å finne frem til selve medvirkningsopplegget. Ulike saker og målgrupper trenger ulike medvirkningsmetoder. Les mer om hva slags metoder du kan benytte deg av i våre artikler: hvordan velge medvirkningsmetode og større medvirkningsprosesser.

Kort fortalt handler dette steget om å finne en metode som sørger for at du oppnår målet for medvirkningsprosessen. Noen metoder passer best når dere skal komme frem til ett felles svar, andre passer bedre til idémyldring. Du kan gjerne kombinere ulike typer metoder, men planlegg det godt, slik at deltakerne forstår hva som skjer til enhver tid.

Steg 5: Rekruttering

Nå har du en idé om hvem du vil nå og hvordan du vil involvere dem. Det er på tide å rekruttere! Finn først ut hvilke rekrutteringsarenaer du ønsker å bruke. Skal du involvere en bredt representativ ungdomsgruppe kan det være lurt å kontakte skoler og/eller fritidsklubber. Er det snakk om et mer spesifikt tema, kan det hende en interesseorganisasjon allerede organiserer ungdom som er interessert i dette temaet. Husk at det naturligvis kan være uorganisert ungdom som har meninger om saken du ønsker medvirkning i. bredere representasjon kan stille krav til mer tilpasset medvirkningsopplegg, men det er som oftest verdt det, da du får hørt en bredere gruppe.

Når du rekrutterer er det viktig at de som blir invitert, skjønner hva de blir invitert til. Gi dem praktisk info om hvor og når medvirkningsarrangementet skal finne sted, og forbered dem på eventuelle forberedelser de skal gjøre.

Les mer om hva du må tenke på når du rekrutterer her.

Steg 6: Ta innspillene videre

Det siste steget i planleggingsprosessen er å finne ut om og hvordan innspillene du henter inn skal tas videre. Her er det viktig å finne ut hvor innspillene skal (Til en politiker, en byråkrat eller til en høringsportal på nett?) og hvilken form de skal leveres i (f.eks. som en rapport, en liste med anbefalinger eller liknende).

Pass på at du har avklart hvem som har ansvarlig for å ta saken videre, og eventuelt følge opp i etterkant. Deltakerne i medvirkningsprosessen er ofte også interessert i å vite hvordan de kan deltakerne finne igjen sine innspill senere. Skal dere ende opp med en rapport bør denne også sendes til deltakerne. Er det snakk om en politisk behandling av en sak, gi de som har medvirket en heads up når saken er oppe til behandling, slik at de kan følge med.